Проект закона эцп для кадровых документов

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Проект закона эцп для кадровых документов

Прежде всего, это штатное расписание, отсутствие которого в бумажном виде может привести к некоторым сложностям в случае возникновения трудовых споров при рассмотрении их судом: разрастание доказательной базы, которую необходимо предоставить суду для обоснования законности увольнения по сокращению (отсутствие вакантных должностей и т. п.). Однако предугадать более широкие риски отсутствия штатного расписания в бумажном виде достаточно сложно. А при правильном ведении электронного документооборота доказательная база собирается в полном объеме гораздо быстрее за счет распечатки данных из электронной базы. Согласитесь, что это проще, чем механически копировать данные с бумажных носителей. Каким образом доказать суду, что этот электронный распечатанный документ является полным аналогом обычного бумажного штатного расписания, — отдельный вопрос.

Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного кадрового документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации.

Стоимость внедрения кадровой СЭДО может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации — более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости СЭДО ошибиться легко — если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

К сожалению, в кадровом делопроизводстве электронное взаимодействие все еще подкрепляется бумажными документами. В частности, работодатель направляет дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр трудового договора на бумажном носителе. Делается это в течение 3-х календарных дней со дня заключения трудового договора.

Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений. Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Особенности электронного документооборота в процессах управления персоналом

Что касается обучения персонала, то здесь основной особенностью является обучение в области охраны труда. В соответствии со статьей 225 ТК РФ все работники, в том числе руководители любых форм организаций, обязаны проходить обучение и проверку знаний по охране труда.

Результаты аттестации в обязательном порядке заносятся в аттестационный лист.

Аттестационный лист подписывается всеми участниками аттестационной комиссии, присутствующими на заседании и принимавшими участие в ании.

Аттестованный сотрудник также должен быть ознакомлен с аттестационным листом под роспись. Аттестационные листы сотрудников, прошедших аттестацию, и отзывы на них хранятся в личных делах сотрудников.

Электронные документы в кадровой службе

Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Интересное:  Бланк путевого листа легкового автомобиля заполненный

НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.

2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.

), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.

Кадровый электронный документооборот

Естественно, не надо забывать о риске намеренного или случайного изменения содержания электронного документа (включая изменение резервных копий).

В этом случае документ должен быть снова подписан участниками документооборота с применением надлежащих ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет считаться, что данный документ не подписывался никогда, т.е. он не существует и никогда не существовал.

Правовые последствия этого факта вы можете оценить самостоятельно. Нужно учитывать, что в СЭДО может вообще отсутствовать функционал, позволяющий подписывать электронные документы «задним числом».

Прежде всего, это штатное расписание, отсутствие которого в бумажном виде может привести к некоторым сложностям в случае возникновения трудовых споров при рассмотрении их судом: разрастание доказательной базы, которую необходимо предоставить суду для обоснования законности увольнения по сокращению (отсутствие вакантных должностей и т.п.). Однако предугадать более широкие риски отсутствия штатного расписания в бумажном виде достаточно сложно. А при правильном ведении электронного документооборота доказательная база собирается в полном объеме гораздо быстрее за счет распечатки данных из электронной базы. Согласитесь, что это проще, чем механически копировать данные с бумажных носителей. Каким образом доказать суду, что этот электронный распечатанный документ является полным аналогом обычного бумажного штатного расписания – отдельный вопрос.

«eDocLib: Реестры НКО» — информационная система, разработанная на базе платформы eDocLib. Решение предназначено для ведения реестров социально ориентированных некоммерческих организаций.

Конфигурация «eDocLib: Реестры НКО» создана в соответствии с требованиями, установленными приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 17 мая 2011 г.

№ 223 «О ведении реестров социально ориентированных некоммерческих организаций – получателей поддержки, хранении представленных ими документов и о требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными реестрами».

Наша компания предлагает широкую линейку программных продуктов, позволяющих удовлетворить требования большинства заказчиков и решить любые задачи автоматизации управления документами в организациях и на предприятиях различного профиля. При этом, главными критериями для нас являются надежность, гибкость, масштабируемость, короткий цикл внедрения и окупаемости продуктов.

Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид

Важно! В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Интересное:  Пенсия начисляется по последнему месту работы

Для справки.

Источник: https://urist-yslugi.ru/bez-rubriki/kadrovoe-deloproizvodstvo-elektronnyj-dokumentooborot

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Проект закона эцп для кадровых документов

Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО?

Использование электронных документов (далее – ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ.

С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником.

Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.

2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров).

В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

  • документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);
  • учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);
  • персональная документация (личное дело, личная карточка работника);
  • организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.

1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

  • в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;
  • в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.

2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

Важно! В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.

5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа.

Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Источник: https://www.synerdocs.ru/6842019.aspx

Проект закона эцп для кадровых документов

Проект закона эцп для кадровых документов

Баскин Василий Владимирович 21 Мар 2012 использовать Электронную подпись в кадровых документах и хранить кадровые документы в электронном виде.

Баскин Василий Владимирович 21 Мар 2012 Меня больше волнует вопрос нет ли в законодательстве требований о необходимости составления того или иного кадрового документа исключительно на бумажном носителе!

Таких исключительных требований нет.

Баскин Василий Владимирович 21 Мар 2012

Баскин Василий Владимирович 22 Мар 2012 А вы считаете, что нет?

Юридически значимое действие или юридическое действие — любое действие ведущее к установлению, видоизменению или прекращению юридических отношений.

Подписание документов при удаленной работе

С трудовыми правоотношениями ситуация несколько сложнее: Предусмотренные Законопроектом поправки должны вступить в силу с 1 января 2019 г.

Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики» По мнению Минэкономразвития России, такая ситуация ущемляет права работников, которые трудятся в стандартном режиме, и поэтому необходимо предусмотреть в законе возможность обмена элект­ронными документами и для «обычных» трудовых отношений.

Электронную подпись разрешат использовать, но далеко не всегда Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий: работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше; работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном ­носителе)

Процедура получения цифровой электронной подписи

От него потребуются следующие бумаги:

  1. ИНН;
  2. заявление;
  3. выписка из реестра, которая была сделана не позднее полугода до момента подачи заявления;
  4. документ, устанавливающий личность владельца;
  5. СНИЛС.
  6. свидетельства о факте регистрации организации;

Когда электронная подпись оформляется не на владельца, а на руководителя компании, то обязательно предоставление его паспорта и решения о назначении его на указанную должность. Третий вариант получения подписи предусматривается для индивидуальных предпринимателей.

Они передают следующие документы: При установлении представительства действует принцип предоставления доверенности и паспорта лица, исполняющего роль поверенного субъекта.

Какими федеральными законами регулируется порядок использования электронной подписи?

;

  1. между налогоплательщиком и фискальными органами для отправки деклараций и необходимых документов в органы ФНС (п.2 ст. 93 НК РФ), ПФР и ФСС.

ФЗ № 63 — федеральный закон об электронной цифровой подписи — подразделяет ЭЦП по видам: Простая ЭЦП — алгоритм, состоящий из определенной последовательности кодов и паролей, который подтверждает факт подписания электронного документа определенным лицом.

Усиленная неквалифицированная ЭЦП — подпись, полученная после криптографического шифрования данных, которая позволяет идентифицировать:

  1. факт внесения изменений в документ после подписания
  2. лицо, подписавшее документ;

и создается с использованием специальных программных средств. Усиленная квалифицированная ЭЦП — подпись, обладающая всеми свойствами неквалифицированной ЭЦП, ключ подтверждения которой указан в сертификате.

Кадровые документы разрешат подписывать электронной подписью

Чиновники разрабатывают поправки в Трудовой кодекс, которые позволят пользоваться электронной подписью при оформлении документов, используемых в трудовых отношениях.

На какие типы документов будет распространяться новое правило, пока обсуждается. Министерство экономического развития проводит общественное обсуждение законопроекта, который определит новый порядок ознакомления работников с документами, используемых в трудовых отношениях.

Чиновники намерены внести поправки в Трудовой кодекс РФ, уточнив, что Одновременно в Министерстве экономического развития уточнили перечень ситуаций, когда документы можно будет подписывать электронной подписью.

Планируется запретить использовать ее в следующих случаях: Еще одна польза от уточнения правил использования электронной подписи – возможность использовать ее для получения государственных услуг, необходимых хозяйствующим субъектам в электронном виде. Инициатива Министерства экономического развития еще не представлена в правительство, но авторы надеются, что она сможет вступить в силу уже с 1 января 2019 года.

Электронный документооборот в организации

Проект закона эцп для кадровых документов

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Приказ о переходе на электронный документооборот

Положение об электронном документообороте

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Юридический электронный документооборот в компании

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):


C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:


Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):


Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Проект закона эцп для кадровых документов

Сравнительно недавно стало возможно на законных основаниях принимать на работу удаленно, без личного визита к работодателю соискателя. Подразумевается обмен данными, результатами выполнения обязанностей при помощи средств телекоммуникации. Подобные отношения между работником и работодателем регулируется Трудовым кодексом РФ и другими законодательными нормами.

Отличительные особенности дистанционных работников

Впервые данная форма взаимодействия между сотрудником и работодателем была обозначена в ТК РФ только в 2013 году. Вопрос подробно рассматривается в ст.№312.2. Она регулирует порядок заключения договора и основные нюансы, связанные с оформлением работника, выполняющего свои обязанности за пределами территории работодателя.

Основные особенности:

  • сотрудник числится в штате организации;
  • трудовой договор может быть заключен удаленно (посредством сети интернет);
  • при согласии сторон данные о работодателе могут не вноситься в трудовую книжку сотрудника;
  • соглашение между сторонами может включать требования касательно использования специального программного обеспечения, средств связи и оборудования.

Реализация дистанционного взаимодействия между работником и работодателем

Документы, передаваемые через интернет, должны иметь официальный статус. Присвоить таковой позволяет электронная цифровая подпись. Нюансы её использования обозначены в специальных нормативных документах:

  • ст.№312.1 ТК РФ;
  • ст.№6 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 г.

На законодательном уровне закреплена равная юридическая сила между электронной подписью и на бумажном носителе (проставленной чернилами, собственноручно). Порядок взаимодействия сторон имеет нюансы:

  • отправка установленных документов и данных должна осуществляться согласно заранее оговоренным срокам (отражаются в трудовом договоре);
  • формат подтверждения получения информации, ознакомления с ней определяется заранее.

Какие документы допускается использовать в электронной форме?

С введением электронной цифровой подписи (используется аббревиатура ЭЦП) практически все документы могут существовать в электронной форме. В общем случае, при взаимодействии с сотрудником дистанционно, применение ЭЦП необходимо для заверения следующих видов документации:

  • трудовой договор, дополнительные соглашения;
  • распоряжения;
  • заявления, отчеты;
  • акты и служебные записки, другие бумаги связанные с выполнением поставленных задач.

Законодательство явно указывает только на один вид документа, существование которого в электронной форме не допускается: вексель имеет юридическую силу лишь на бумажном носителе. Данный момент регламентирован ст.№4 Федерального закона №48-ФЗ от 11.03.97 г. «О переводном и простом векселе».

Прежде, чем трудовое соглашение будет подписано сотрудником, работодатель обязан ознакомить его с локальными актами организации:

  • должностная инструкция;
  • акт об охране труда;
  • правила, регулирующие работу нового сотрудника.

Перечень обязанностей работодателя отражен в ст.№22 ТК РФ. После ознакомления работник с помощью ЭЦП подписывает акт ознакомления.

Ограничения электронного документооборота

Кадровая работа подразумевает подкрепление электронных документов бумажными копиями. Нюансы взаимодействия сотрудника и работодателя:

  • трудовой договор работнику высылается заказным письмом с уведомлением – работодатель обязан отправить в течение 3 дней с момента приема сотрудника;
  • заверенные копии перечня документов, обязательных для предъявления при приеме на работу, должны быть высланы в установленные сроки согласно ст.№65 ТК РФ;
  • лист нетрудоспособности (больничный лист) предоставляется в оригинале (закон об электронных больничных находится в разработке).

При расторжении трудовых взаимоотношений компания обязана отправить сотруднику заверенную копию приказа. Причем выполнение требования обязательно даже при наличии электронной версии документа. Условие определяется ст.№312.5 ТК РФ. Вопрос о невнесении информации в трудовую книжку устанавливается ст.№49.1 ТК РФ.

Сложности дистанционного трудоустройства

Основная проблема удаленной работы – отсутствие у большинства граждан РФ собственной ЭЦП по различным причинам. Изготовление подписи требует определенных финансовых затрат, времени. Серьезные сложности связаны с организацией безопасного хранения персональных данных. Зачастую кадровая служба технически не готова в реализации этой задачи.

Вопрос хранения и защиты информации регулируется законодательными нормами:

  • Федеральным законом №152-ФЗ от 27.06.06 г. «О персональных данных»;

Источник: https://gaap.ru/articles/Elektronnyy_dokumentooborot_v_kadrovom_deloproizvodstve/

Эцп какие документы можно подписывать

Проект закона эцп для кадровых документов

Простая электронная подпись — это электронные средства, такие как пароли или коды, которые подтверждают факт подписи электронного документа определенным лицом.

Для того что бы документ подписанный простой электронной подписью являлся равнозначным бумажному документу, сторонам требуется заранее договориться, а так же потребуется проверка подписи. Первичные документы можно подписывать простой электронной подписью.

Документы, для заверения которых требуется печать, не могут быть подписаны простой электронной подписью.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая присоединена к подписываемому электронному документу или иным образом связана с подобным подписываемым электронным документом, использующаяся для идентификации лица, подписывающего данный электронный документ.

Как подписать документ электронной цифровой подписью

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Как подписать документы электронной подписью и можно ли это делать

Предположим, компания в лице генерального директора должна оформить двусторонний контракт. Понятно, что визировать его придется в любом случае, поскольку без этого он не будет иметь юридической силы. Но пересылка готового договора, скажем, по факсу оказывается невозможной.

При отправке по электронной почте графический формат отсканированного документа не приветствуется, ведь подпись можно подделать. Таким образом, приходится отправлять тот же самый файл Word, а вот такой документ и должен быть подписан. Но как подписать документ «Ворд» электронной подписью? В общем-то, в этом нет ничего особо сложного.

Далее будет рассмотрено несколько простых методов создания ЭЦП. А пока остановимся на правовых вопросах.

В основу таких процессов положено создание криптограммы, которая хэширует заверяемый файл, определяя данные владельца, авторство и целостность данных. Созданный хэш на следующем этапе шифруется при помощи закрытого ключа, после чего происходит формирование либо целого документа с ЭЦП, либо отдельного файла подписи, привязанного к документу.

Читать еще –>  Я В Декрете И Разводе Обязана Платить Ипотеку Из Алиментов?

Как подписать документ ЭЦП

То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.

Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.

Как подписать документ электронной подписью

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО).

    Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и подписью. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.

  3. Государственные услуги.

    Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.

  4. Обращение в арбитражный суд.

    В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной росписью.

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело. Таким способом можно завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность.

Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи

Источник: https://firstjurist.ru/rabochie-trudovye-otnosheniya/etsp-kakie-dokumenty-mozhno-podpisyvat

Защита прав online