Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?

Штатное расписание в вопросах и ответах

Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

Показать

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7202

Организация маркетинга на туристском предприятии

Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Организациямаркетинга натуристском предприятии

Реализация концепциимаркетинга на туристском предприятиитребуетсоздания соответствующей службымаркетинга. В организа­ционнойструктуре туристских фирм службамаркетинга является звеном,координирующим деятельность всех безисключения струк­турныхподразделений.

В зависимости отхарактера и масштабов деятельноститурист­скогопредприятия организация маркетингаможет принимать раз­личные варианты.Здесь не существует универсальнойсхемы.

Основными вариантамиорганизационных структур отделамар­кетингана туристском предприятии могут быть:

  • функциональная организация;
  • организация по продуктовому принципу;
  • организация по региональному принципу.Функциональная организация службы маркетинга предполагает, что

ответственность завыполнение каждой функциональной задачивоз­лагаетсяна отдельное лицо или группу лиц (рис.1).

Рис. 1. Функциональная организацияслужбы маркетинга

Схема, приведеннаяна рис. 1, может варьировать в зави­симостиот индивидуальных особенностей каждойтурфирмы. Она не исключает возможностейсосредоточения выполнения несколь­кихфункций одним сотрудником.

Все зависитот величины тури­стскогопредприятия и той роли, которую оноотводит той или инойфункции маркетинга.

Так, некоторые фирмывыделяют специальныеподразделения по рекламе и организацииобществен­ногомнения.

Организация службымаркетинга по продуктовому принципуот­личаетсяот описанной выше структуры тем, чтоздесь особый упор делаетсяна руководстве представлением отдельныхвидов турист­скихпродуктов (рис. 2). При этом по каждомутуристскому продукту(группе продуктов) имеется свой управляющийс под­разделениемсотрудников, выполняющих функциональныезада­чи маркетинга по данному продукту.

Рис. 2. Организация службымаркетинга по продуктовому принципу

Крупные турфирмы,имеющие разветвленную сбытовую сеть,частоиспользуют региональнуюорганизацию службымаркетинга, придаваяей функциональную самостоятельностьв зависимости отусловий работы на отдельных национальныхили региональных рынках.

Нужно учитывать, чтоне существует идеальной организаци­оннойструктуры службы маркетинга, котораяподходила бы для любыхусловий. Каждой из приведенных форморганизации служ­бымаркетинга присущи как достоинства,так и недостатки (табл.1).

Рассмотренные намивозможные варианты организационныхструктурпостроения службы маркетинга носятдостаточно упро­щенныйхарактер, без учета возможностей созданиямногочислен­ных гибридных структур.

Вообще выбор организационной струк­туры,наиболее эффективной для конкретноговида деятельнос­ти,— работа, требующая умения, терпения итрезвого мышления.

Приих выборе нужно учитывать и то, чтосхемы, которые краси­во выглядят набумаге, отнюдь не являются гарантиейэффектив­ностина практике.

Таблица.1 Сильныеи слабые стороны организационныхструктур службы маркетинга

Сильные стороныСлабые стороны
Функциональная организация
Простота управленияОднозначное описание состава обя­занностей каждого сотрудникаВозможность функциональной спе­циализации маркетологов как фак­тор роста их профессиональной ква­лификацииКонкуренция между отдельными участниками как стимул роста эф­фективности работыСнижение качества работы с расши­рением номенклатуры продуктовОтсутствие механизма поиска нетра­диционных видов и направлений де­ятельности фирмыКонкуренция между отдельными функциональными участниками, «местничество», борьба за частный интерес, а не за общий интерес фирмы
Организация по продуктовому признаку
Полный маркетинг каждого продуктаВозможность изучения специфики потребностей и основных потреби­телей по каждому продуктуШирокий круг обязанностей одно­го сотрудника затрудняет рост ква­лификацииНаличие многих дублирующих друг друга (в функциональном смысле) подразделений
Лучшая координация служб при вы­ходе на рынокВозможность разработки комплекс­ной программы выхода на рынокБолее достоверный прогноз рынка с учетом его спецификиСложная структураНизкая степень специализации ра­боты отделов Дублирование функцийПлохое знание номенклатуры про­дуктовОтсутствие гибкости

При организации маркетинговойструктуры туристского пред­приятиянеобходимо соблюдение следующих основныхпринципов ее построения:

1. Простотамаркетинговой структуры. Чем прощеструктура при прочих равныхусловиях, тем мобильнее управление еюи выше шансы на успех.

2. Эффективнаясистема связей между подразделениями.Это обеспечиваетчеткую передачу информации и обратнуюсвязь.

  1. Малозвенность маркетинговой структуры. Чем меньшим ко­личеством звеньев характеризуется структура, тем более оператив­ной будет передача информации как сверху вниз, так и снизу вверх.

  2. Гибкость и приспособляемость. Под влиянием быстрого изме­нения покупательского спроса, высоких темпов научно-технического прогресса, роста масштабов и усложнения сбыта, а также других фак­торов изменяются характер и направление целей предприятия, спо­собы их достижения.

В силу этогомаркетинговые структуры могут считатьсягибкими тольков том случае, если они способны менятьсвои организацион­ныеформы при изменении стратегии предприятия.

Организацион­ные перестройки могутбыть быстрыми и без снижения эффектив­ностиработы предприятия, если способностьк изменениям зало­женав самой структуре.

Для того чтобымаркетинговые структуры былигибкими, предприятия должны постояннорасполагать теку­щейинформацией о внутреннем состоянии дели внешней среде, котораяпредставлена демографическими,экономическими, природ­ными,техническими, политическими и культурнымифакторами.

Правильный выборорганизационной структуры службымарке­тингаявляется лишь предпосылкой для ееэффективной работы. Необходимоукомплектовать эту службувысококвалифицированны­миспециалистами, правильно распределитьмежду ними обязанно­сти, наделить ихсоответствующими правами, создатьблагоприят­ные условия для работы.

Руководители иведущие специалисты маркетинговыхслужб дол­жныудовлетворять общим требованиям,предъявляемым к кадрам управления(компетентность, способность управлятьсобой, умение решать проблемы, способностьобучать подчиненных, формировать иразвивать трудовой коллектив и др.).Кроме того, они должны удов­летворятьряду специфических требований,определяемых особен­ностями работыв области маркетинга. К числу такихтребований относятся:

  • системность знаний, эрудиция и кругозор;
  • высокие аналитические способности;
  • умение прогнозировать ситуацию и принимать эффективные решения;
  • коммуникабельность;
  • дипломатичность, умение гасить конфликты.

По мнению специалистов,три четверти проблем маркетинга ле­жатв области психологии. Поэтому в личностномплане специалис­тупо маркетингу должны быть присущи такиечерты, как пункту­альность, широтадуши, высокая культура, жизнелюбие.

(Иронизи­руянад такими высокими требованиями кмаркетологам, отмечают, что они должныобладать широтой души голландца,культурой авст­рийца,жизнерадостностью швейцарца, манеройвождения автомо­билябельгийца и пунктуальностью немца.

)

Современная концепциямаркетинга взаимоотношений смещаетакцент в маркетинговой деятельности стехни­ческихаспектов (манипулирование маркетинговымисредствами и инструментами)на социальные, обусловленные взаимодействиемс потребителями.

Здесь рекламную рольиграют сотрудники, взаимо­действующиес потребителями. Они, по сути, являютсямаркетологами по совместительству.

Можно сказать, что традиционныммар­кетингомна туристском предприятии должнызаниматься специа­листымаркетинговых служб, а маркетингомвзаимодействия — маркетологипо совместительству.

2. Система маркетинговогоконтроля

Деятельность любогопредприятия направлена на достижениесто­ящих перед ним целей. Эти целиявляются исходным моментом при разработкепланов и программ маркетинга, процессвыполнения кото­рых должен обеспечитьточное продвижение к намеченным рубежам.Оценка жестепени выполнения намеченных целей ипрограмм обеспе­чиваетсяпри помощи системы маркетинговогоконтроля.

Контроль маркетинга— постоянная,систематическая и непред­взятаяпроверка и оценка положения и процессовв области марке­тинга,другими словами — сравнение норм иреального положения. Процессконтроля обычно состоит из четырехстадий:

  • установление плановых величин и стандартов (цели и нормы);
  • выяснение реальных значений показателей;
  • сравнение;
  • анализ результатов сравнения.

Этапы процессамаркетингового контроля направлены насвое­временноевыявление всех проблем и отклонений отнормального продвижения к поставленнымцелям, а также на соответствующуюкорректировку деятельности предприятия,чтобы имеющиеся про­блемыне переросли в кризис. В этом и состоитсущность и назначе­ниесистемы маркетингового контроля.Конкретными же его зада­чамии целями могут быть:

  • установление степени достижения цели (анализ отклонений);
  • выяснение возможностей улучшения (обратная связь);
  • проверка того, насколько приспособляемость предприятия к изменениям условий окружающей среды соответствует требуемой.

Система маркетинговогоконтроля предполагает осуществлениеотдельныхвидов контроля (табл. 2), предназначенныхдля наблю­денияи оценки эффективности деятельноститурфирмы, выявления всехнедостатков и принятия соответствующихмер.

Таблица 2. Системамаркетингового контроля

Вид контроляЦель контроля
Контроль результатов:контроль за выполнением годовых плановПроверить, были ли достигнуты запланированные результатыАнализ объемов продажАнализ рыночной долиАнализ отношения объемов продаж и затрат на маркетингФинансовый анализАнализ мнений потребителей
контроль прибыльностиПроверить, где туристское предприятие получает и теряет деньгиОпределение прибыльности в разрезе туристских продуктов, отдельных рынков, сегментов, видов туризма, форм сбыта и т.д.
контроль эффективности маркетинговых мероприятийОценить и повысить эффективность маркетинговой деятельностиАнализ эффективности рекламы, стимулирования сбыта, каналов сбыта продуктовой и ценовой стратегий и т.д.
Стратегический контрольПроверить, наилучшим ли образом туристская фирма использует свои маркетинговые возможностиРевизия маркетинга

Контроль результатовнаправленна установление совпадения илинесоответствияосновных запланированных показателейреально до­стигнутымрезультатам по экономическим (сбыт,доля рынка) и неэко­номическим(отношение потребителей) критериям.

Динамизм развитиятуристского рынка и производстватуристских услуг,структурные изменения в экономике,новые общественные ори­ентиры,экологические аспекты — все эти и многиедругие важные для туристскогопредприятия факторы могут и в реальнойжизни уже при­водят к отказу от ранеенамеченных целей, смене модели развития,су­щественнойкорректировке ранее принятых планов,стратегий, про­грамм. Поэтому каждаятурфирма должна периодически проводитьстратегическийконтроль маркетинга.

У Ф.

Котлера этот видконтроля названревизией маркетинга: «Ревизиямаркетинга— комплексное, системное, беспристрастноеи регулярное ис­следованиемаркетинговой среды фирмы (или ееорганизационной едини­цы),ее задач, стратегий и оперативно-коммерческойдеятельности с целью выявлениявозникающих проблем и открывающихсявозможностей для выработкирекомендаций по совершенствованиюмаркетинговой деятель­ностифирмы». Целью ревизии маркетинга, такимобразом, должно быть обнаружениеимеющихся проблем в организациимаркетинговой деятель­ностии разработке соответствующих мероприятийпо их преодолению.

В рамках ревизиимаркетинга проводится детальный анализинфор­мационнойбазы планирования, контроль целей истратегий, меропри­ятиймаркетинга, организационных процессови структур.

Туристское предприятиеможет проводить ревизию маркетинга каксобственнымисилами (внутренний аудит), так и привлекаядля этой работынезависимых экспертов (внешний аудит).У того и другого ме­тодаесть преимущества и недостатки.

При проведенииревизии собственными силами предприятиемо­жетрешать все связанные с этой работойпроблемы быстро и оператив­но.Кроме того, внутренний аудит маркетингаобходится значительно дешевле,чем внешний. Для ревизоров-сотрудниковпредприятия мо­жетбыть доступна вся без ограниченияслужебная информация, в том числеи конфиденциального характера.

Недостаток внутреннегоаудита заключается в том, что далеко нево всех случаяхвозможна объективная и беспристрастнаяоценка положения дел напредприятии. Сотрудники адаптированык внутренней среде и могут не обратитьвнимания на отдельные, даже существенныенедостатки в марке­тинговойдеятельности (эффект так называемой«фирменной слепоты»).

Привлечение к ревизиисторонних организаций илипрофессиона­лов-консультантовпреодолевает этот недостаток внутреннегоаудита и, крометого, обеспечивает предприятию болееглубокую проработку про­блем,выход на объективные и беспристрастныерезультаты обследова­ниямаркетинговой деятельности и выработкуэффективных рекомен­даций по еесовершенствованию. Услуги внешнихмаркетинговых ре­визоровмогут обойтись предприятию значительнодороже внутреннего аудита,но дают гораздо больше шансов на улучшениевсей производ­ственно-коммерческойдеятельности, снижение риска возникновенияразличных нежелательных ситуаций вовнутренней и внешней среде предприятия.Внешний аудит маркетинга, как правило,отличается ком­плекснымподходом экспертов-аналитиков к выработкеболее совер­шеннойи актуализированной стратегии маркетингапредприятия, к созданиюусловий для укрепления его позиций нарынке.

Источник: https://gigabaza.ru/doc/4400.html

Московский государственный университет печати

Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?

2.

Глава 2. Характеристика основных видов управленческих документов

2.1.

Организационно-правовые документы

С разработки организационно – правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации.

Организационно – правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hoHAOTVRndc

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • положение о структурном подразделении организации;
  • положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по отдельным видам деятельности;
  • должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.

Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций – организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

  1. организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
  2. Организационно-правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
  3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
  4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

    Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

    Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

    Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

  5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
  6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Рассмотрим перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации – это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4).

Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор – правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

  • полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
  • статусе организации;
  • предмете деятельности организации;
  • нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
  • наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
  • наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
  • почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

  • общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
  • размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
  • условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
  • имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

  • цели деятельности организации;
  • виды (направления) деятельности организации;
  • механизм взаимоотношений организации с партнерами;
  • права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:

  • структуру и основные задачи управления организацией;
  • состав органов управления;
  • полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:

  • порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
  • порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
  • порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).

Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.

В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными разделами в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных – правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

По Закону об акционерных обществах, по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров общества, принятого единогласно.

Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом).

Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) – подлинник или нотариально заверенная копия.

Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр, или не позднее пяти дней – отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками.

На подлиннике устава регистрирующий орган проставляет отметку о регистрации устава. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Печатью органа государственной регистрации заверяется отметка о регистрации.

Источник: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/part-003.htm

Отличия между сокращением (исключением) штатной единицы и сокращением работника

Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?

Сокращение штата или численности работающих – весьма распространенный сегодня вид увольнения работников, сохранение которых в штате организации по каким-либо причинам нецелесообразно.

Несмотря на то что это весьма затратный по времени и финансам способ сокращения персонала, многие работодатели пользуются им, так как он считается более гуманным и надежным, ведь при расторжении трудового договора по этому основанию максимально учитываются интересы обеих сторон.

Сокращение штата или численности работни­ков – это удаление из штатного расписания орга­низации отдельных должностей или целых струк­турных подразделений.

Возможно и полное изменение организацион­ной структуры, которое приводит к тому, что на­звания отдельных должностей изменяются вместе с изменением их функционала. Другие же долж­ности, переставшие быть актуальными, ликвиди­руются.

В тех случаях, когда изменения в штатном расписании достаточно обширны, имеет смысл создать новое штатное расписание. Если же из­менения носят единичный характер, целесообраз­нее издать приказ об их внесении в действующее штатное расписание.

Когда увольнение в связи с сокращением штата правомерно?

Трудовой кодекс РБ (далее – ТК) содержит це­лый ряд требований, которые должны быть соблю­дены работодателем для того, чтобы увольнение в связи с сокращением штата являлось правомер­ным.

Одно из таких требований – обязанность работодателя персонально и под роспись не ме­нее чем за 2 месяца предупредить работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата сотрудников организации (абзац третий ст. 43 ТК).

В данном случае в основании увольне­ния работника лежит определенный юридический факт – сокращение именно той штатной единицы, которую занимает увольняемый сотрудник. То есть на момент предупреждения работника об уволь­нении сокращение штатной единицы – вопрос ре­шенный.

Правильно разделяем 2 понятия

Вам следует различать сокращение штатной единицы и сокращение численности работников или сокращение должности.

Трудовой договор, заключенный на неопреде­ленный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия может быть рас­торгнут нанимателем в случаях сокращения чис­ленности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК).

Обратите внимание: в данной норме разделе­ны 2 понятия – сокращение численности работни­ков и сокращение штата.

Пол сокращением штатного расписания пред­полагается сокращение должности как таковой, т.е. исключение должности из штатного расписа­ния. В этом заключается отличие от сокращения численности сотрудников, при котором должность остается, а вот количество штатных единиц по этой должности сокращается.

Сокращение штатного расписания является юридическим фактом, с которым ТК связывает увольнение работника по инициативе работодателя (п. 1 ст. 42 ТК).

Сокращение штата (штатной единицы) опосре­дуется приказом работодателя (см. шаг 1). По­этому на момент уведомления работника о пред­стоящем увольнении (см. шаг 3) приказ о вне­сении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штатных должностей уже должен существовать.

С другой стороны, было бы нелогично сокра­тить штатную должность за 2 месяца до увольне­ния работника, так как в этом случае неясно, на каком основании работник продолжает трудовую деятельность по должности, которой не существу­ет. Во избежание данных противоречий алгоритм действий работодателя должен быть следующим:

При этом в приказе руководителя желательно указать предполагаемую дату сокращения.

Новое штатное расписание вводится приказом работодателя не ранее того дня, с которого сокра­щаемые должности перестают существовать. Однако правовое значение при решении вопроса законности увольнения или сокращения штата имеют приказ о сокращении штата и соблюдение последующей про­цедуры увольнения работников, а не приказ об утвер­ждении штатного расписания в новой редакции.

Также следует помнить, что ответственность за неуведомление органов государственной службы за­нятости, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этой службы нанимателем или уполно­моченным должностным лицом нанимателя о пред­стоящем высвобождении работников в связи с ликви­дацией юридического лица или сокращением числен­ности (штата) работников либо о наличии свободных рабочих мест (вакансий) предусмотрена ч. 3 ст. 9.15 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

После того как руководством организации при­нято решение о сокращаемых должностях, встает вопрос об увольнении конкретных работников. Он не возникнет, если под сокращение попадает один
работник, занимающий штатную единицу, однако если несколько человек числятся в одинаковой должности, проблема будет стоять очень остро.

Разумно столь важные решения принимать коллегиально. В этом случае приказом директора может быть создана комиссия по сокращению шта­тов, состоящая из сотрудников фирмы. Решение, принятое комиссией, оформляется протоколом.

Кто имеет преимущественное право быть оставленным на работе?

Принимать решение об увольнении конкрет­ных сотрудников нужно, руководствуясь нормами ст. 45 ТК. В этой статье названы категории работ­ников, имеющих преимущественное право быть оставленными на работе при сокращении числен­ности или штата. К ним относятся:

участники ликвидации последствий катаст­рофы на Чернобыльской АЭС;

заболевшие и перенесшие лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Черно­быльской АЭС, других радиационных аварий;

инвалиды;

другие категории работников, предусмот­ренных законодательством, коллективным догово­ром, соглашением.

Инвалиды, работающие в организациях, иму­щество которых находится в собственности обще­ственных объединений инвалидов, а также в це­хах и на участках, применяющих труд инвалидов, в других организациях, имеют преимуществен­ное право на оставление на работе независимо от производительности труда и квалификации.

Преимущественное право на оставление на работе при прочих равных условиях при сокра­щении численности или штата работников также предоставляется:

ветеранам боевых действий на территории других государств (ст. 18 Закона РБ от 17.04.1992 № 1594-XII «О ветеранах» (далее – Закон о вете­ранах));

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/otlichiya-mezhdu-sokrashcheniem-isklyuch_0000000

Все по одной теме Организация работы с документами Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Как правильно производится исключение подразделения из структуры отдела?

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела.

1. Документооборот в организации: схемы, учет, анализ

Справочно

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция по делопроизводству).

Электронный документооборот организации – движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело (часть первая п.

13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.

2019 № 19, далее – Инструкция № 19).

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) (п.6 Инструкции по делопроизводству).

При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

К организации документооборота предъявляются следующие требования:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Справочно

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) (часть вторая п.13 Инструкции № 19).

Организация электронного документооборота регулируется главой 3 Инструкции № 19.

Учету подлежат все документы организации.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

В целях оптимизации документооборота проводится его анализ с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличение скорости движения и, соответственно, исполнения документов.

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=317434

Защита прав online